Reinaerde kan zorg beter afstemmen op behoeften van cliënten door optimalisatie cliëntreis

Reinaerde is een zorgorganisatie die zich richt op het begeleiden van mensen met een verstandelijke beperking of niet-aangeboren hersenletsel, soms in combinatie met psychische problematiek. De ruim 2500 medewerkers begeleiden meer dan 3200 cliënten bij wonen, werk, dagbesteding en ambulante zorg. Reinaerde streeft ernaar om zorg op maat te bieden en van waarde te zijn in het leven van mensen met een beperking. Samen met anderen bouwen ze aan een betere wereld om ons heen waarin iedereen een rol van betekenis heeft.

“Onze behoefte aan meer grip op cliëntrelatiemanagement werd groter. En een organisatie met ruim 2500 medewerkers heeft logischerwijs een systeem nodig dat in een handomdraai management- en stuurinformatie geeft.”, zegt Wouter Rombaut, manager klantadvies en zorgadministratie bij Reinaerde.

Cliëntreis compleet geïntegreerd

“Zorgaanvragen kwamen voorheen binnen via aanmeldformulieren op de website en werden vervolgens handmatig ingevoerd in het elektronisch cliëntendossier (ECD). Wachtlijsten hielden we bij in spreadsheets. Toen we overgingen op een nieuw ECD, leek ons dat ook een goed moment om ons licht op te steken over een CRM om onze processen efficiënter te maken.”, vervolgt hij. 

“Hét platform voor de zorg is al specifiek ingericht op werkprocessen in de zorg en binnen Growtivity is veel kennis van de zorgsector aanwezig. Dat gaf voor ons de doorslag om met Growtivity dit traject aan te gaan. Door de modulaire opbouw is het platform bovendien schaalbaar en toekomstbestendig en kunnen we zelf in grote mate de regie voeren.”

Het in kaart brengen van alle processen binnen Reinaerde was volgens Wouter Rombaut een flinke uitdaging. “Toen dat eenmaal gedaan was, volgde een intensieve ontwikkelperiode. Met een multidisciplinair team van onze eigen mensen en de mensen van Growtivity is vervolgens de basis van het platform binnen enkele maanden ingeregeld. In januari 2023 is vervolgens alle cliënteninformatie overgezet.”

“Met de cliëntreis compleet geïntegreerd in het systeem, kunnen taken en herinneringen automatisch gegenereerd worden. Hierdoor heeft iedereen die in contact is met een cliënt direct de juiste informatie bij de hand. In het systeem bevindt zich ook een matchingsmodule en een urgentiematrix, waardoor cliënten op de wachtlijst de juiste prioriteit krijgen, bijvoorbeeld bij het in aanmerking komen voor één van onze woonlocaties.”

Adoptie en doorontwikkeling

“Dit jaar ontwikkelen we het platform verder samen met Growtivity. De grootste uitdaging ligt nu in het stimuleren van de adoptie van het platform. Dit vergt uiteraard tijd, online trainingen en ondersteuning. Maar de medewerkers die inmiddels met het platform werken, ervaren al efficiëntere processen en meer grip op de cliëntreis.”

De volgende stap is het maken van een koppeling tussen het platform en het nieuwe elektronisch cliëntendossier (ECD). Met de stevige basis die er al staat, kijkt Reinaerde uit naar de doorontwikkeling van het platform in samenwerking met Growtivity. “Door deze digitale transformatie kunnen we als Reinaerde onze zorg nog beter afstemmen op de behoeften van onze cliënten.”