Zorgorganisaties willen cliënten de beste zorg bieden. Dat is evident. Toch zijn ze momenteel veel tijd kwijt aan de organisatie en financiering van de zorg. Door overheveling van zorgactiviteiten naar gemeenten is de financiering sterk versnipperd. Zo is een deel van ggz voor kinderen en jeugd via de WMO bij gemeenten ondergebracht. Voor langere trajecten gelden weer andere regelingen. Het complexe samenspel van activiteiten, contracten en geldstromen maakt het lastig om het overzicht te behouden. Dat kan leiden tot ongemerkte budgetoverschrijding, financiële tekorten en vooral voor minder zorg. Maar hoe houd je grip op je contracten?

Veel gemeenten hanteren eigen formaten en budgetverdelingen waar zorgorganisaties mee moeten werken. Al deze afspraken moeten niet alleen goed vastgelegd zijn in contracten, maar vooral ook goed gemonitord worden. In de praktijk gebeurt dat vooral in losse systemen en Excel-bestanden. Medewerkers beheren eigen spreadsheets, waardoor een woud aan bestanden ontstaat. Deze aanpak kost veel handmatig werk en leidt regelmatig tot onnodige fouten.

 

Cliënt in de kou?

Een ander groot risico van spreadsheets is het ontbreken van inzicht en overzicht. Dit kan leiden tot ongemerkte budgetoverschrijding en financiële tekorten. Veel contractpartijen werken met plafonds voor specifieke zorgactiviteiten. Bij overschrijdingen keuren gemeenten rekeningen niet goed en heeft de zorgorganisatie een probleem. Zonder een helder beeld van de beschikbare budgetten en de actuele situatie bestaat het risico dat specifieke zorgtaken niet meer uitgevoerd worden. Dan staan cliënten in de kou. De Zorgcontracten Monitor voorkomt dit door organisaties maximale grip op hun contracten te geven.

 

Transparant proces

De Zorgcontracten Monitor legt lopende contracten centraal vast, waardoor iedereen kan samenwerken op basis van dezelfde, actuele informatie. Organisatie gaan van een gefragmenteerde Excel-blik naar een compleet en actueel overzicht; van alle relaties en lopende contractonderhandelingen tot actieve contracten en de invulling daarvan. Het gehele proces rondom contracten is zo geborgd. Via workflows zijn stakeholders (intern en extern) altijd op het juiste moment bij het proces betrokken, zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Dit vergemakkelijkt de communicatie en processen binnen de organisatie en met contractpartijen. Bovendien zijn alle stappen transparant en aantoonbaar. Dit geeft de samenwerking en efficiency een flinke impuls.

 

Dashboards en signalen

Zorgorganisaties verstevigen de grip op hun contractmanagement verder met dashboards en signalen. De actuele situatie, bijvoorbeeld de declarabele en geregistreerde zorguren versus budgetafspraken, is altijd inzichtelijk en op verschillende niveaus. Als blijkt dat er voor een bepaalde zorgvorm geen contract is, wordt dit meteen duidelijk. Ook de Raad van Bestuur kan op macroniveau meekijken en waar nodig de bedrijfsvoering bijsturen.

Door signalen in te stellen is ook het eenvoudig om budgetoverschrijdingen te voorkomen. Maar bijvoorbeeld ook of een contract afloopt en er een evaluatie gepland is. Dit is waardevolle informatie om op tijd en goed voorbereid nieuwe contractbesprekingen in te gaan. Extra voordeel is dat Zorgcontracten Monitor op ieder device toegankelijk is. Hierdoor is alle relevante informatie altijd en overal beschikbaar en zijn medewerkers flexibeler.

Growtivity, zorgcontracten monitor 2

Zorgcontracten Monitor in de praktijk

Als één van de grootste zorgorganisaties van Nederland doet Philadelphia zaken met 350 gemeenten. Tot voor kort was het contractbeheer hoofdzakelijk gebaseerd op losse spreadsheets. Door de enorme complexiteit en de grote hoeveelheid contracten werd de situatie steeds lastiger te beheersen. Het resultaat was grote risico’s op budgetoverschrijding en hoge kosten. Hierdoor werden ingediende rekeningen voor geleverde zorg regelmatig niet betaald of pas na lange discussies. Philadelphia zocht een oplossing om alle contracten betrouwbaar en efficiënt te monitoren op verbruik van budget. Daarnaast wilde de organisatie de processen rondom de contractvorming beter kunnen volgen en beheersen.

 

Focus op zorg

Samen met Growtivity heeft Philadelphia nu Zorgcontracten Monitor ingericht. Door alle informatie en processen rondom contracten centraal op te slaan, heeft iedereen nu een overzicht van de zorgcontracten en de zorg die daarin opgenomen is. Dit maakt het mogelijk om bestaande contracten efficiënt te monitoren en bijvoorbeeld budgetplafonds te bewaken. Daarnaast kunnen accountmanagers de relaties en contracten beter managen. En bij het vernieuwen of sluiten van contracten, kunnen alle stakeholders effectief samenwerken. Door beter inzicht in de contracten en relaties met gemeenten en andere contractpartijen, voorkomt Philadelphia onaangename verrassingen, zoals budgetoverschrijding. En kan de organisatie zoveel mogelijk tijd en capaciteit besteden aan het leveren van de beste zorg!

 

Contact

Heb je vragen over Zorgcontracten Monitor of ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op met Marvin Hughes: marvin.hughes@growtivity.com

 

 

De Zorgcontracten Monitor biedt zorgorganisaties een totaaloverzicht van alles wat met contracten te maken heeft. Alle informatie over relaties, contracten en communicatie is gestructureerd en transparant ondergebracht in een centraal systeem. Zo creëren zorgorganisaties grip op het proces rondom het opstellen van offertes en contracten. Bovendien is het eenvoudig lopende contracten op basis van specifieke kenmerken te monitoren, inclusief de vertaalslag naar de backoffice en processen. Zo zijn overschrijdingen of andere afwijkingen van de afspraken, intern en extern, altijd helder in kaart. Op die manier zijn contracten beter en vooral proactief te managen en hebben zorgorganisaties maximale grip op hun contractbeheer.