Sinds de oprichting van de Sportpoli’s in vijf academische kinderziekenhuizen, is de vraag naar het matchen van kinderen met een beperking met de juiste sport en sportvereniging enorm toegenomen bij de Esther Vergeer Foundation. Vanuit deze groei kwam de hulpvraag aan Growtivity om de stichting te helpen bij een betere digitale ondersteuning van dit proces.

Marcella van Dijk is IT-consultant bij Growtivity en verantwoordelijk voor de implementatie van Salesforce dat het dagelijks werkproces van de stichting inmiddels digitaal ondersteunt. Bij de start trof ze Excel-sheets en een soort ‘onuitgepakte Legodoos’ met zwaar vervuilde data aan. 

De hulpvraag

‘De hulpvraag was helder: help ons van Excel af!’, zegt Marcella lachend. ‘Het werken met Excel-sheets voldeed min of meer voor de oude situatie waarin slechts een aantal kinderen actief aan het sporten was. Die methode was echter privacygevoelig, het gevaar op het overschrijven van gegevens was te groot en de overdracht tussen medewerkers liep niet soepel.’ 

‘Salesforce hielp hen op dat moment ook niet, omdat het verkeerd geïmplementeerd was. Er was één ‘datadump’ gedaan, zonder enige ordening. Met een collega (verantwoordelijk voor customer success) hebben we de eerste gesprekken gedaan, afspraken gemaakt en een projectvoorstel neergelegd. We stelden voor de eigen door Growtivity ontwikkelde matchingsmodule te implementeren en op maat te maken.’’ 

Opschonen van de data

‘Eind oktober 2021 zijn we gestart. Ons doel was ervoor te zorgen dat de Esther Vergeer Foundation goede rapportages uit kan draaien. Je wilt als medewerker overzicht hebben op waar de kinderen vandaan komen, hoeveel er actief aan het sporten zijn en aan welke sportvereniging ze gekoppeld zijn. Verder wil je weten welke kinderen er proeflessen volgen en waar ze naartoe gaan. Als management wil je graag overzicht hebben op de workload van medewerkers.’

‘We hebben een aantal intensieve sessies van vier uur per keer gehad als gezamenlijk projectteam, waarin we begonnen zijn met het opschonen van data. Dat was gelijk de grootste klus, die maanden heeft geduurd. De mensen van de Esther Vergeer Foundation hebben overigens veel zelf gedaan ook, simpelweg omdat sommige data voor hen duidelijker was dan voor ons. Toen alles opgeschoond was, hebben we de overige data vanuit Excel geïmporteerd.’

Meer wensen

‘Na vijfenhalve maand nauwe samenwerking met elkaar hebben we bijna alles opgeleverd. Ze werken nu dagelijks met Salesforce, met schone data en op maat gemaakte workflows, rapportages en dashboards. We hebben het CRM-systeem opnieuw ingericht, net als de hoofdpagina. Dat alles nu in één systeem staat, betekent ook dat de overdracht tussen medewerkers veel gemakkelijker en betrouwbaarder is geworden.’

‘Tijdens het proces zijn er ook nieuwe wensen ontstaan bij de medewerkers van de Esther Vergeer Foundation. Zo is het handig een overzicht te hebben van waar de rolstoelen voor kinderen en verenigingen staan, donaties te kunnen verwerken, campagnes te kunnen voeren (voor bijvoorbeeld een tenniskamp) en mails te kunnen automatiseren. Dit zullen we later gezamenlijk oppakken. Ultieme wens is het automatisch matchen van kinderen met een sportvereniging. We kijken nu hoe we dat kunnen realiseren.’

Dit is blog 2 van 3 over de samenwerking tussen Growtivity en de Esther Vergeer Foundation. Check ook blog 1 over waarom de Esther Vergeer Foundation voor Growtivity heeft gekozen en blog 3 over het resultaat.

Meer weten over Growtivity en het digitaliseren van frontofficezorg met Salesforce? Klik dan hier.

Bekijk hier het interview dat Michel Peters (CEO Growtivity) en Marie-Louise Lemmen (directeur Esther Vergeer Foundation) hebben met Emerce.