Ontwikkeling en uitbreiding op basis van best practices
Hoe houd je als (zorg)opleidingsinstituut overzicht over het aantal leerlingen, hun traject, begeleiding en aanverwante zaken? Dit was de uitdaging van Altrecht, specialist in geestelijke gezondheidszorg en opleider van psychologen. Het doel was centraal inzicht in alle informatie rondom opleidingen en deze eenvoudig toegankelijk te maken. Bovendien wilde de organisatie dashboards en rapportages voor actuele overzichten en besluitvorming. Samen met Altrecht ontwikkelde Growtivity AORtA. Deze digitale opleidingstool wordt inmiddels ook door andere zorgorganisaties ingezet en met hen verder ontwikkeld en uitgebreid.
Bij Altrecht zijn gemiddeld 100 psychologen in opleiding. Alle informatie, zoals voortgang, betrokken begeleiders en afdelingen werd in verschillende losse Excel Bestanden bijgehouden. Hierdoor was het lastig en complex om informatie samen te voegen en de data vanuit verschillende perspectieven te bekijken. Bijvoorbeeld vanuit leerling, opleider, manager, tijdspad of afdeling. Bovendien kostte de registratie en administratie van de opleidingen, deelnemers en begeleiders veel tijd.
Informatie logisch koppelen
Samen met Altrecht vertaalde Growtivity deze vraag naar een goedwerkend systeem. In design thinking sessies zijn behoeften geïnventariseerd, waarna op basis van het Salesforce platform een prototype is gebouwd. In de structuur van de tool staat het opleidingstraject centraal en daaraan is alle andere informatie logisch gekoppeld. Het resultaat is de digitale opleidingstool AORtA die het complete leerproces inzichtelijk ondersteunt, inclusief planning en matching van de juiste leerling aan de juiste opleiding(smodule).
Geen dubbele invoer
Met AORtA is het complete opleidingstraject van psychologen bij Altrecht centraal inzichtelijk. Dat biedt diverse voordelen. De taken en documenten zijn nu centraal vastgelegd. Alle relevante processen zijn afgedekt met workflows; van een signaal voor een afspraak en plannen tot het verwerken en accorderen van documenten.Door de koppeling met AFAS is alle HR-informatie correct en hoeft niet dubbel ingevoerd. Ook Het traject is duidelijk en er wordt niets meer vergeten, door leerlingen of opleiders.
Vooruitkijken en doelgericht plannen
Het overzicht is dus sterk verbeterd. Altrecht kan met AORtA filteren om specifieke inzichten te creëren en selecties per opleiding of afdeling te maken. Dit alles zonder mappen of bestanden handmatig te combineren. Een ander belangrijk pluspunt is de mogelijkheid om dashboards in te richten. Op die manier is er altijd snel een statusoverzicht van een leerling of traject. Maar bijvoorbeeld ook van het aantal opleiders dat beschikbaar is. Door dat te matchen met het aantal leerlingen en hun planning, kan Altrecht vooruitkijken en capaciteit doelgericht plannen.
Profiteren van elkaars ervaringen
Hoewel er heel veel verschillende disciplines binnen de zorg zijn, leiden ze vaak wel professionals op. De problematiek die dit bij verschillende zorgorganisaties oplevert is in veel gevallen vergelijkbaar. Zo miste het Leerhuis van het IJsselland Ziekenhuis inzicht in de status en voortgang van hun professionals in opleiding (pio’s). Zij werken afwisselend op verschillende afdelingen en informatie werd veelal op papier en op verschillende plekken bewaard. IJsselland wilde alles transparant en op één centrale plek vastleggen voor de gehele ontwikkelreis, van binnenkomst tot vertrek. Hierbij kon het ziekenhuis direct profiteren van de ervaringen van Altrecht.
Zelf regie nemen
Het IJsselland Ziekenhuis wil dat de pio regie heeft over zijn eigen opleidingstraject. Daarom heeft Growtivity AORtA uitgebreid met een community-portal. Het Salesforceplatform is flexibel en biedt hiervoor standaard functionaliteit. Door AORtA met een portal te verrijken, heeft iedereen eenvoudig toegang tot dezelfde informatie en kunnen betrokkenen zelf relevante informatie opslaan. De community biedt pio’s altijd inzicht in de route die ze volgen en welke activiteiten of taken daaraan gekoppeld zijn. Om het proces goed te faciliteren, zijn alle activiteiten ondergebracht in een workflow. Het traject is duidelijk en er wordt niets meer vergeten, door pio’s of begeleiders. De planning en communicatie zijn via deze digitale tool eenvoudiger en laagdrempeliger.
Vanuit de zorg verrijken
Deze voorbeelden van de inzet van AORtA onderstrepen de potentie en flexibiliteit van de opleidingstool. Het doel is de huidige omgeving samen met zorgorganisaties te blijven verrijken en best practices te ontwikkelen. Growtivity helpt bij het vertalen van de wensen en behoeften in de markt naar concrete functionaliteit binnen AORtA.
Wil je meer weten over hoe AORtA jouw opleidingsinstituut kan verrijken en ondersteunen? Bel/mail met Yvonne Smid, 06-39417162, yvonne.smid@growtivity.com