Siza verbetert digitale wendbaarheid van de organisatie en zorgactiviteiten

Zorgaanbieder Siza ondersteunt mensen met een lichamelijke, verstandelijke of
meervoudige beperking en mensen met autisme of niet-aangeboren hersenletsel. De
zorg is zeer divers en varieert van thuisondersteuning tot aan 24-uurs zorg in een
woongroep. Verdeeld over Gelderland en Midden-Brabant zijn er 150 locaties waar 2.500
medewerkers zo’n 4.000 mensen ondersteunen. De bekendste Siza-locatie is Het Dorp in
Arnhem. Denken in mogelijkheden staat centraal in de organisatie. Om medewerkers
optimaal te ondersteunen bij hun activiteiten en tegelijkertijd de kosten te beheersen, wil
Siza de digitale wendbaarheid van de organisatie en zorgactiviteiten verbeteren. Om dit
te realiseren is een aantal processen gedigitaliseerd en gestroomlijnd op basis van het
Salesforce platform.
Het team van de afdeling Informatie & Technologie kreeg in 2016 de opdracht om het
applicatielandschap te vereenvoudigen en de kansen van nieuwe technologieën te
benutten. Zo wilde de organisatie procesverstoringen aanzienlijk reduceren, eenvoud in
gebruik van software realiseren, sneller anticiperen op veranderingen en kosten verlagen.
Na een inventarisatie van de ontwikkelingen in de zorgmarkt bleek een centraal
technologieplatform om verschillende processen en systemen in onder te brengen een
logische keuze. Uit onderzoek bleek vervolgens dat Salesforce aan de gestelde eisen kon
voldoen.

De basis op orde

Voor de inrichting van een integraal platform moest eerst de basis op orde zijn. De
organisatie had al diverse applicaties, waaronder het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD),
omgezet naar Software as a service-toepassingen. De cliënt processen veranderen nogal
eens. Zeker nu er in de zorg veel noodzaak voor verandering is, waren we op zoek naar
een flexibel product met standaard kenmerken. Dit klinkt tegenstrijdig maar is het niet.
In Growtivity vonden we een standaard product dat binnen de standaard architectuur
ruimte biedt voor de eigen processen, KPI’s en de daarbij behorende rapportages. Tel
daarbij op dat het Growtivity product gebouwd is op het Salesforce platform waardoor we
een breed scala aan aanvullende “lego-blokken” kunnen toevoegen. Handig als je
bijvoorbeeld service of marketing processen wilt toevoegen.

Stuurinformatie direct beschikbaar

Siza koos bewust om klein te beginnen met een concreet project met directe
meerwaarde voor gebruikers. Het volgen van leerlingen in opleiding was een uitdaging
omdat goede software-ondersteuning ontbrak. Informatie over het aantal
leerlingplekken, de locaties en voortgang was gefragmenteerd en opgeslagen in Excel of
mails. Samen met Growtivity is binnen een paar maanden een leerlingvolgsysteem
geïmplementeerd. Doordat het Growtivity gebouwd is op een het wereldwijde platform
van Salesforce, konden we andere onderwerpen, zoals intake en matching, ook via het
Growtivity product efficiënt laten verlopen. Met de inzichten die ontstonden kunnen we
de locaties optimaal bezet krijgen. Via KPI’s rondom de clientreis voeren we regie over dit
proces. Via de community kunnen wij vrijwilligers actief betrekken bij de cliënten en is
daarmee de vrijwilligers participatie behoorlijk toegenomen.