Reinaerde kan zorg beter afstemmen op behoeften van cliënten door grip op cliëntrelatiemanagement

Reinaerde is een zorgorganisatie die zich richt op het begeleiden van mensen met een
verstandelijke beperking of niet-aangeboren hersenletsel, soms in combinatie met
psychische problematiek. De ruim 2500 medewerkers begeleiden meer dan 3200
cliënten bij wonen, werk- en dagbesteding en ambulante zorg. Hierbij is het streven om
zorg op maat te bieden.

“Onze behoefte aan meer grip op cliëntrelatiemanagement werd groter. En een
organisatie met ruim 2500 medewerkers heeft logischerwijs een systeem nodig dat in
een handomdraai management- en stuurinformatie geeft.”, zegt Wouter Rombaut,
manager klantadvies en zorgadministratie bij Reinaerde.

Cliëntreis compleet geïntegreerd

“Zorgaanvragen kwamen voorheen binnen via aanmeldformulieren op de website en
werden vervolgens handmatig ingevoerd in het elektronisch cliëntendossier (ECD).
Wachtlijsten hielden we bij in spreadsheets. Toen we overgingen op een nieuw ECD, leek
ons dat ook een goed moment om ons licht op te steken over een CRM om onze
processen efficiënter te maken.”, vervolgt hij.

“Hét Growtivity product is al specifiek ingericht op werkprocessen in de zorg en binnen
Growtivity is veel kennis van de zorgsector aanwezig. Dat gaf voor ons de doorslag om
met Growtivity dit traject aan te gaan. Door de modulaire opbouw is het onderliggende
platform bovendien schaalbaar en toekomstbestendig en kunnen we zelf in grote mate
de regie voeren.”

Het in kaart brengen van alle processen binnen Reinaerde was volgens Wouter Rombaut
een flinke uitdaging. “Toen dat eenmaal gedaan was, volgde een intensieve
implementatie periode. Met een multidisciplinair team van onze eigen mensen en de
mensen van Growtivity is vervolgens de basis van het product binnen enkele maanden
ingeregeld. In januari 2023 is vervolgens alle cliënteninformatie overgezet.”

“Met de cliëntreis compleet geïntegreerd in het systeem, kunnen taken en herinneringen
automatisch gegenereerd worden. Hierdoor heeft iedereen die in contact is met een
cliënt direct de juiste informatie bij de hand. In het systeem bevindt zich ook een
matchingsmodule en een urgentiematrix, waardoor cliënten de juiste prioriteit krijgen,
bijvoorbeeld bij het in aanmerking komen voor een van onze woonlocaties.”

Doorontwikkeling en CRM

“De komende jaren ontwikkelen we verder samen met Growtivity. We hebben inmiddels
al tienduizenden zorgaanvragen via Growtivity verwerkt. Heel efficiënt en effectief!”
De volgende stap is het verder in kaart brengen van onze cliënten. Door de CRM
ondersteuning in het Growtivity product is Reinaerde in staat kenmerken van haar
cliënten te matchen met bijvoorbeeld vrijwilligers. “Door deze digitale transformatie
kunnen we als Reinaerde onze zorg nog beter afstemmen op de behoeften van onze
cliënten.”