Drie maanden wachttijd. Dat is voor veel zorginstellingen de normaalste zaak van de wereld. Maar voor een cliënt kan het een vreselijke periode zijn.
Als iemand zich aanmeldt bij een GGZ-instelling, zit diegene zelden in een rustige fase. Integendeel. Dat is vaak precies het moment waarop hij of zij denkt: ik heb nú hulp nodig. En wat volgt, is… wachten.
Niet alleen voor cliënten is dat zwaar. Ook voor zorgorganisaties wringt het. Je weet dat er iets moet gebeuren, maar je hebt simpelweg niet de capaciteit om het direct op te pakken.
Wachttijd als onderdeel van de zorg
Veel organisaties zien wachttijd nog steeds als een logistiek probleem. Iets dat je moet verkorten, managen of oplossen. Maar wat als je er anders naar kijkt?
Wat als wachttijd geen lege periode is, maar een fase waarin je al waarde kunt toevoegen? De behoefte van de cliënt stopt niet na de intake. Die loopt gewoon door. En juist in die periode kun je het verschil maken.
Vaak blijft het voor cliënten angstvallig stil na hun aanmelding. Er zijn na de bevestigingsmail geen contactmomenten. Misschien een keer een update. Maar er is geen ondersteuning of begeleiding.
Als instelling heb je al wel informatie: over de cliënt, de zorgvraag, de behoeften en voorkeuren. Die informatie wordt alleen nog niet benut.
De simpele vraag die bijna niemand stelt
Wat kun je nú al doen voor iemand die nog niet in zorg is?
Niet over drie maanden. Niet na plaatsing. Maar vandaag. Als je alle informatie al hebt, kun je vaak al iets betekenen. Ook als er nog geen bed, groep of behandelaar beschikbaar is.
Stel: iemand staat op de wachtlijst. Waarom zou je die persoon niet alvast koppelen aan een buddy, die het pad al heeft bewandeld? Of aan een vrijwilliger die tijd en aandacht heeft? Of aan een activiteit die aansluit bij zijn of haar interesses?
Denk aan:
- een buddy die hetzelfde traject heeft doorlopen
- een activiteit die structuur of afleiding biedt
- een vrijwilliger die gewoon even luistert
Het effect is groter dan je denkt. Niet alleen verzacht het de wachttijd. Het voorkomt ook escalatie. En het zorgt ervoor dat iemand al een vorm van vertrouwen opbouwt met jouw organisatie.
Informele zorg is geen ‘extra’. Het is een kans
Veel organisaties hebben al een pool van vrijwilligers. Of mensen die iets willen betekenen. Alleen het inzetten daarvan is niet structureel. Het zijn losse initiatieven.
Niet schaalbaar. Niet structureel. Moeilijk te organiseren. En dus gebeurt het minder dan je zou willen.
Daar liggen vaak flinke kansen. Zeker als je verder kijkt dan alleen het koppelen van een cliënt aan een vrijwilliger. Koppelen kan op veel manieren. En dat kan de wachttijd soms behoorlijk verzachten.
Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van:
- cliënt ↔ cliënt (buddy’s)
- ouder ↔ ouder
- ervaringsdeskundige ↔ nieuwe cliënt
Mensen met dezelfde ervaringen begrijpen elkaar vaak sneller dan welke professional ook.
Waarom dit in de praktijk zo lastig blijft
Het probleem is zelden de intentie. Die is er. Ideeën zijn er ook. Maar dan komt de praktijk: Wie koppel je aan wie? Waar baseer je dat op? Hoe voorkom je mismatches? Hoe houd je overzicht?
Hier maakt een goede matching tool het verschil.
Op het moment dat je de juiste kenmerken vastlegt – van cliënten, vrijwilligers, activiteiten – ontstaat er iets interessants.
Je kunt gaan verbinden op basis van: interesses, behoeften, beschikbaarheid en voorkeuren. Daardoor zie je in één oogopslag: wie bij wie past, welke opties er zijn en wat een goede eerste stap is.
Kleine stap, groot effect
Je hoeft niet meteen je hele proces om te gooien om cliënten al tijdens hun wachttijd hulp aan te bieden.
Begin klein. Kies één manier waarop je direct na aanmelding al waarde kunt toevoegen. Niet perfect. Niet volledig. Maar iets. Voor een cliënt kan dat verschil enorm zijn.
De wachttijd verdwijnt niet zomaar. Maar de manier waarop die invult, kun je wél veranderen. En daar kan al heel wat winst liggen.
Wil je weten hoe andere zorgorganisaties dit aanpakken?
En wat de matching functionaliteit van Growtivity erin kan betekenen? Plan dan een afspraak. We delen graag onze ervaring met je.