Digitaliseren in de zorg: waar moet je op letten?
Vrijwel elke zorgorganisatie wil hetzelfde: meer overzicht, minder druk op medewerkers en cliënten die zich gezien voelen. Digitalisering wordt dan al snel genoemd als oplossing.
Tijdens het webinar ‘Krijg grip op je digitale cliëntreis’ vertelden Maarten Scheper en Kim Smulders dat digitaliseren niet alleen kwestie is van ‘een systeem kiezen’. Het gaat om keuzes maken in hoe je wilt werken.
Digitalisering begint bij ambitie
De ambitie is helder: digitaliseren moet helpen om zorg persoonlijker te maken, processen beheersbaarder en meer ruimte maken voor persoonlijke aandacht waar die nodig is.
Digitalisering is geen doel op zich, maar een middel om grip te krijgen op steeds complexere cliëntreizen. Als zorginstelling wil je geholpen worden door alle digitale mogelijkheden, met een systeem dat de zorg ondersteunt en niet met allerlei extra werk opzadelt.
Organisaties die hun doelen scherp hebben, vliegen digitalisering heel anders aan dan organisaties die vooral “iets met IT” moeten.
De realiteit: veel handmatig, veel versnippering
De meeste zorginstellingen hebben nog veel verschillende applicaties en werkprocessen. Dat zorgt voor versnippering en teveel handwerk.
Wat nu vaak gebeurt:
- informatie komt binnen via formulieren, mails en ECD’s
- gegevens worden handmatig overgenomen
- lijstjes, Excel-bestanden en mailboxen leven naast elkaar
Dat kost tijd. Niet alleen aan de voorkant bij de aanmelding, maar ook intern. Vragen als “waar staat deze cliënt?” of “wie is hiermee bezig?” zorgen voor extra werk en onrust. Bij medewerkers én bij cliënten.
Digitaliseren is niet automatiseren zonder nadenken
Digitaliseren kan zorgen voor meer overzicht en minder handwerk. Maar automatiseren zonder structuur maakt processen niet beter, maar sneller rommelig. Succesvol digitaliseren begint daarom met begrijpen: hoe loopt het proces nu écht, waar zitten overdrachten en wachttijden en welke informatie is wanneer nodig?
Drie voorwaarden voor zinvolle digitalisering
- Eén centrale plek voor cliëntinformatie
Alle relevante gegevens bij elkaar, zodat informatie niet telkens opnieuw hoeft te worden ingevoerd of opgezocht. Niet alleen zorginhoudelijk, maar ook context en welzijn.
- Ondersteuning van processen met workflows
Geen losse taken of mailtjes, maar een proces dat medewerkers stap voor stap ondersteunt. Denk aan automatische bevestigingen, duidelijke statussen en inzicht in wat de volgende stap is.
- Integratie met bestaande systemen
Digitalisering mag geen extra werk opleveren. Integraties met bijvoorbeeld het ECD zijn essentieel om overtypen te voorkomen en informatie actueel te houden.
Wat levert dit concreet op?
Samen zorgen deze drie elementen voor rust en voorspelbaarheid in het werk. Als digitalisering goed is ingericht, gebeurt er iets opvallends:
- de contactpunten met cliënten worden gestroomlijnd
- medewerkers besteden minder tijd aan administratie
- informatie is direct beschikbaar en rapportages zijn eenvoudig te genereren
- managers krijgen grip op doorlooptijden, wachttijden en capaciteit
De rol van Growtivity
Growtivity helpt GHZ, VVT en GGZ-instellingen het instroom-, doorstroom- en uitstroomproces te digitaliseren.
Het digitale platform van Growtivity stelt de cliëntreis centraal en ondersteunt zorgorganisaties met een combinatie van CRM en workflow-ondersteuning. Niet als rigide systeem, maar als flexibel fundament dat aansluit op hoe een organisatie wil werken.
Digitaliseren is kiezen
Digitaliseren is dus geen technisch vraagstuk, maar een strategische keuze. Wie helder heeft wat hij wil verbeteren, kan digitalisering inzetten als versneller. Wie dat niet doet, voegt vooral complexiteit toe.
Wil je meer weten over het digitaliseren van je cliëntreis?
Kijk dan het webinar ‘Krijg grip op je digitale cliëntreis’ hier terug.